Notes à l'appui : Pouvoirs de dépenser, pouvoirs financiers et autres pouvoirs

Pouvoirs de dépenser, pouvoirs financiers et autres pouvoirs

En vigueur le 6 février 2020

Table des matières

• 0 — Préambule
  • 0.1 Contexte
  • 0.2 Objectif
  • 0.3 Types de pouvoirs
  • 0.4 Structure
  • 0.5 Principes et modalités d'application
    • Utilisation obligatoire des fiches de spécimen de signature (FSS)
    • Formation obligatoire
    • Directeur des poursuites pénales
    • Sous-ministre délégué de SPAC
    • Séparation des fonctions
    • Bénéfice personnel tiré des opérations
    • Autorisation électronique
    • Exercice inapproprié des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et autres pouvoirs
    • Restriction des pouvoirs
    • Hiérarchie des documents
    • Étendue des délégations et plafond
  • 0.6 Acronymes
  • 0.7 Demandes de renseignements
• 1 – Pouvoir de dépenser : pouvoir d'engagement des dépenses
  • Approbation des autorités de surveillance fonctionnelle
  • 1.1 Biens et services
  • 1.2 Voyages
  • 1.3 Accueil
  • 1.4 Conférence
  • 1.5 Événements
  • 1.6 Ressources humaines (p. ex. les salaires, les traitements, les prix et les reconnaissances, la formation)
    • 1.6.1 Approbation relative aux ressources humaines
    • 1.6.2 Approbation de prix et de reconnaissance du SPPC
    • 1.6.3 Approbation relative aux activités d'apprentissage
    • 1.6.4 Approbation relative à la représentation du SPPC
  • 1.7 Adhésions
  • 1.8 Réinstallations
  • 1.9 Postes isolés et logements de l'État
  • 1.10 Réclamations contre l'État et paiements à titre gracieux
  • 1.11 Réclamations concernant les problèmes de paye de Phénix
• 2 – Pouvoir de dépenser : pouvoir d'engager des fonds
  • 2.1 Toutes les dépenses
• 3 — Pouvoir de dépenser : pouvoir d'exécuter une opération
  • Tableau d'approbations relatives au pouvoir d'exécuter une opération
  • 3.1 Services
  • 3.2 Biens
  • 3.3 Commandes subséquentes à une offre à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement
  • 3.4 Cartes d'achat – biens et services
  • 3.5 Cartes ministérielles de frais de voyage
  • 3.6 Biens immobiliers – Location, permis, transfert d'administration et de contrôle
  • 3.7 Marchés en cas d'urgences
  • 3.8 Mandataires de la Couronne agissant comme procureurs de l'État
• 4 — Pouvoirs financiers : pouvoir d'attestation
  • 4.1 Toutes les dépenses (excluant les dépenses salariales)
  • 4.2 Dépenses salariales
• 5 — Pouvoirs financiers : pouvoir de payer
  • 5.1 Toutes les dépenses (excluant les dépenses salariales)
  • 5.2 Dépenses salariales
• 6 — Autres pouvoirs
  • 6.1 Avances comptables
  • 6.2 Saisies-arrêts, demandes de compensation et recouvrements
  • 6.3 Intérêts et frais administratifs – Dispenser ou réduire
  • 6.4 Radiations de créances
  • 6.5 Pertes de fonds
  • 6.6 Aliénations et transferts de matériel
  • 6.7 Ententes avec d'autres entitées
  • 6.8 Pièces de journal
  • 6.9 Contrôle des chèques du receveur général
  • 6.10 Prestations de services juridiques aux fonctionnaires de l'État et indemnisation de ces derniers
  • 6.11 Sommes de peu de valeur – recouvrement et paiement
  • 6.12 Modifications au Tableau des équivalences de postes et aux Notes à l'appui
• Annexe A — Définitions

0 — PRÉAMBULE

0.1 Contexte

Le pouvoir de dépenser des fonds à même les crédits est approuvé par le Parlement par l'entremise de lois de crédits ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser. Les pouvoirs de dépenser, les pouvoirs financiers et les autres pouvoirs connexes sont délégués par les ministres aux administrateurs généraux conformément à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, à la Loi sur Services partagés Canada et à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et à tous les règlements adoptés en conséquence. Le ministre de la Justice et procureur général du Canada, en signant la Charte de délégation de signature des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SPPC, délègue ainsi ces pouvoirs au directeur des poursuites pénales (DPP) qui, à son tour, délègue ces mêmes pouvoirs conformément aux lois et aux instruments de politique pertinents. Le DPP délègue aussi des pouvoirs conformément à la Loi sur le directeur des poursuites pénales, à moins d'indication contraire.

0.2 Objectif

Les présentes Notes à l'appui expliquent l'application des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et autres pouvoirs délégués dont la responsabilité revient aux personnes désignées, et les restrictions s'y rattachant. Le document permet aux personnes désignées de se familiariser avec les concepts et les exigences de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor (CT) et du Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT.

0.3 Types de pouvoirs

Des pouvoirs peuvent être délégués à des niveaux opérationnels et fonctionnels. La liste des postes pour chacun des niveaux délégués est indiquée dans le Tableau des équivalences de postes du SPPC.

Pouvoirs opérationnels (niveaux 1 à 5)

Des pouvoirs opérationnels sont accordés aux postes responsables d'un budget. Ces postes sont généralement occupés par des gestionnaires de centre de responsabilité (GCR), mais comprennent également des coordonnateurs des activités et personnel administratif.

Pouvoirs fonctionnels (niveaux 6 à 9)

Les pouvoirs fonctionnels délégués sont accordés à des postes occupés par des spécialistes qui peuvent approuver des opérations pour le compte des GCR dans leur domaine d'expertise. Les spécialistes fonctionnels possèdent des compétences particulières dans des domaines comme les finances, la passation de marchés, les technologies de l'information (TI), les honoraires et débours des mandataires de la Couronne, et d'autres fonctions organisationnelles. Sur la recommandation du GCR, le DPP, le dirigeant principal des finances (DPF) ou l'adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) autorise les fiches de spécimen de signature (FSS) pour les niveaux délégués 8 et 9.

Les pouvoirs décrits ci-dessus font partie intégrante du processus de gestion des dépenses, que voici :

0.4 Structure

0.5 Principes et modalités d'application

Utilisation obligatoire des fiches de spécimen de signature (FSS)

Les pouvoirs doivent être délégués par écrit aux postes désignés par leur titre et non pas à des personnes désignées par leur nom. La FSS est utilisée pour :

• confirmer les pouvoirs particuliers que le titulaire d'un poste délégué peut exercer, en fonction des rôles et des responsabilités qu'il doit assumer;
• authentifier la signature que le titulaire utilise lorsqu'il signe.

Les titulaires ne peuvent pas exercer leurs pouvoirs tant que leur FSS n'a pas été remplie, validée et activée. Une FSS est activée lorsque le titulaire reçoit une confirmation par courriel de la boîte de courriel PPSC Delegation of Authorities / SPPC Délégation des pouvoirs.

La seule exception à cette exigence vaut pour les postes de conseiller en vérification de la paye à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), qui exercent des pouvoirs fonctionnels délégués au niveau 9 en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les titulaires de ces postes peuvent exercer ces pouvoirs sans qu'il soit nécessaire de remplir, valider et activer une FSS.

Les étapes à suivre pour faire en sorte que les pouvoirs de dépenser, les pouvoirs financiers et autres pouvoirs soient délégués correctement au titulaire permanent ou temporaire d'un poste sont décrites dans la Procédure sur la gestion des fiches de spécimen de signature du SPPC.

Formation obligatoire

Pour qu'une personne (c.-à-d., un titulaire du poste et un employé en affectation intérimaire) puisse exercer des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers délégués, elle doit avoir réussi la formation obligatoire prévue à la Directive sur l'administration de la formation indispensable du CT et donnée par l'École de la fonction publique du Canada. Cela comprend l'évaluation des connaissances à laquelle les GCR doivent se soumettre tous les cinq ans. Lorsque la période « sur demande » est de quatre (4) mois ou moins, les personnes exerçant des pouvoirs délégués « sur demande », à un niveau supérieur à leur niveau normal, doivent avoir réussi la formation indispensable minimale de niveau 5. Lorsque la période « sur demande » est supérieure à quatre (4) mois, les personnes exerçant des pouvoirs délégués « sur demande » doivent avoir réussi la formation indispensable pour le niveau délégué.

Directeur des poursuites pénales

Le DPF et l'ADPF sont des personnes désignées qui peuvent exercer des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers délégués au nom du DPP, à moins d'indication contraire dans le présent document.

Sous-ministre délégué de SPAC

Selon les pouvoirs délégués par le ministre de la Justice, le sous-ministre délégué de SPAC peut exercer les pleins pouvoirs fonctionnels en ce qui concerne les approbations en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP pour les dépenses salariales du SPPC dans les situations d'urgence touchant le système d'administration de la paye.

Séparation des fonctions

Pour toute opération donnée, les pouvoirs suivants doivent être exercés par des personnes désignées différentes :

• Pouvoir d'exécuter une opération
• Pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP)
• Pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)

Dans des circonstances exceptionnelles où la séparation des fonctions n'est pas possible, des mesures de contrôle de rechange doivent être établies et consignées. La consultation du DPF ou de l'ADPF est obligatoire en pareils cas.

Pour toute opération particulière, le pouvoir d'attestation et le pouvoir de payer ne doivent jamais être exercés par la même personne désignée. Il n'y a aucune exception à cette règle.

Bénéfice personnel tiré des opérations

Les personnes désignées ne doivent pas exercer leurs pouvoirs de dépenser, leurs pouvoirs financiers et autres pouvoirs délégués pour des opérations dont ils pourraient tirer un bénéfice personnel, soit directement ou soit indirectement. Le supérieur de la personne désignée, le DPF, l'ADPF ou le directeur de la Division des services financiers, doit exercer les pouvoirs délégués dans de tels cas. Au nombre des exemples figurent les voyages, la réinstallation, l'accueil, les frais d'adhésion, la formation, les droits de scolarité, les appareils mobiles, et l'aliénation et le transfert de matériel.

Autorisation électronique

L'autorisation électronique permet d'éliminer partiellement ou entièrement la signature sur support papier, ce qui simplifie les processus et accélère l'approbation des opérations.

Les personnes désignées peuvent fournir leur autorisation électronique au moyen d'une authentification par voie de signature électronique ou d'une chaîne de courriels qui comprend une signature numérique au moyen d'Entrust (aux fins de responsabilisation et de confirmation de l'identité de l'expéditeur). Les contrôles des accès informatiques doivent être suffisants et efficaces de manière à garantir que seules les personnes désignées autorisées puissent effectuer l'autorisation électronique et que ces personnes puissent être identifiées et leur signature authentifiée. L'autorisation électronique doit contenir des données suffisantes pour permettre l'authentification et la conservation de l'autorisation conformément aux exigences en matière de conservation des documents.

Les personnes désignées qui ont recours à l'autorisation électronique devraient avoir suivi une formation appropriée sur l'utilisation du système et de l'autorisation correspondante. Afin de garantir l'utilisation adéquate des autorisations et de rappeler aux utilisateurs de protéger leur signature électronique et leur mot de passe, les contrôles internes ci‑dessous, prévus au Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT, doivent être mis en œuvre :

• chaque personne dispose d'une autorisation électronique qui lui est propre, laquelle est authentifiée par un mot de passe;
• la signature de la personne autorisée permet d'identifier la personne de façon fiable;
• l'intégrité des pouvoirs délégués représentés dans le système est protégée de sorte que l'on ne puisse pas modifier les pouvoirs de façon inappropriée.

Exercice inapproprié des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et autres pouvoirs

Il appartient aux personnes désignées de comprendre les articles 76 à 82 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance par un fonctionnaire public), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

Restriction des pouvoirs

Les délégations doivent être fondées sur les risques, afin de concilier la nécessité d'exécuter les programmes en temps opportun et de responsabiliser les personnes désignées qui exercent des contrôles ministériels et des responsabilités individuelles. Ces personnes désignées ne peuvent pas sous-déléguer leurs pouvoirs de dépenser, leurs pouvoirs financiers et leurs autres pouvoirs à leurs subordonnés.

Les personnes désignées peuvent restreindre ou retirer les pouvoirs accordés à leurs subordonnés pour des motifs tels que l'abus, la perpétration d'actes répréhensibles, des contraintes budgétaires, des exigences opérationnelles ou des cas de non-conformité à répétition. Le DPP et le DPF détiennent ce pouvoir à l'égard de toute personne désignée.

Hiérarchie des documents

La Charte de délégation de signature des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers de même que le présent document doivent être lus conjointement avec d'autres documents connexes par ordre de priorité selon la structure de hiérarchie décrite ci-dessous. Toute adoption ou modification aux lois, règlements ou instruments de politique, qui entrent en vigueur après la publication des présentes Notes à l'appui remplacent les renseignements énoncés dans les présentes.

Étendue des délégations et plafond

Les personnes désignées peuvent détenir les pleins pouvoirs (P) ou des pouvoirs restreints (R). L'exercice des pleins pouvoirs est assujetti au budget approuvé et au secteur de compétence. L'exercice des pouvoirs restreints est assujetti au budget approuvé et au secteur de compétence, ainsi qu'aux plafonds et restrictions énoncés dans les lois, les règlements, les instruments de politique pertinents et le présent document.

Dans le présent document, les lettres « k » et « M » représentent respectivement un montant exprimé en milliers de dollars et un montant exprimé en millions de dollars.

TVA (taxe sur la valeur ajoutée) – À moins d'indication contraire, tous les montants indiqués dans le présent document comprennent les taxes applicables sur la valeur ajoutée, lesquelles, aux fins du présent document, se limitent à la TPS, à la TVH et à la TVQ.

Vide – Une cellule vide signifie qu'aucun pouvoir n'a été délégué.

0.6 Acronymes

Une description des acronymes contenus dans ces notes est disponible dans la liste des acronymes liés aux finances et aux acquisitions.

0.7 Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur le présent document à PPSC Financial Policy / SPPC Politiques financières.

1 – Pouvoir de dépenser : pouvoir d'engagement des dépenses

Le pouvoir d'engager des dépenses constitue la première étape dans le processus de gestion des dépenses. Ce pouvoir est exercé lorsque les GCR décident d'acquérir des biens ou des services ou d'engager une dépense. Avant d'exercer ce pouvoir, les GCR doivent s'assurer :

• que l'opération prévue relève d'un besoin opérationnel ou administratif légitime;
• qu'il existe un pouvoir d'engager des fonds publics pour le besoin visé;
• que l'opération prévue représente le moyen le plus efficace et économique de répondre au besoin visé.

Bien que les GCR puissent demander au personnel de soutien d'effectuer des tâches liées à la vérification des comptes, ils demeurent responsables de l'exactitude de l'opération.

Les GCR doivent également obtenir l'approbation des autorités de surveillance fonctionnelle ou les consulter, tel qu'il est indiqué dans le tableau suivant :

1.1 Biens et services

Approbation relative aux biens et services

Le pouvoir d'engager des dépenses en ce qui concerne tous les biens et services est délégué aux niveaux 1 à 8 et restreint par le budget et secteur de compétence du GCR.

• Pour le niveau délégué 5, les coordonnateurs des activités et le personnel administratif ne peuvent exercer ce pouvoir qu'à concurrence de 1 000 $ tel que précisé par leur GCR sur leur FSS. De plus, pour toute opération pour laquelle ce pouvoir est approuvé par un coordonnateur des activités ou personnel administratif, celui-ci ne doit pas exercer le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) pour cette même opération. Les GCR demeurent responsables des frais imputés à leur budget.
• Pour le niveau délégué 8, le pouvoir se limite au directeur de la Division des services financiers.

Toutefois, seuls les titulaires de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et 7 peuvent exercer le pouvoir d'engager des dépenses pour des services juridiques confiés à un mandataire que le DPP a nommé au préalable en vertu d'une entente à terme fixe pour agir comme procureur de l'État.

1.2 Voyages

Approbation relative aux voyages

1.3 Accueil

Approbation relative aux frais d'accueil

1.4 Conférence

Approbation relative à la participation à des conférences

La participation à des conférences nécessite l'approbation des niveaux 1, 2, 3 (se limite aux cadres supérieurs organisationnels) ou 6. Toutes les approbations doivent être conformes avec la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du SPPC.

Approbation relative à l'organisation d'une conférence

L'organisation d'une conférence nécessite l'approbation des niveaux 1, 2 ou 6. Pour l'application de ce pouvoir, organiser une conférence signifie :

• Payer tous les coûts de la conférence; ou
• Partager les coûts de la conférence, en étant l'hôte principal; ou
• Partager les coûts de la conférence, en n'étant pas l'hôte principal.

1.5 Événements

Approbation relative aux événements

1.6 Ressources humaines (p. ex. les salaires, les traitements, les prix et les reconnaissances, la formation)

1.6.1 Approbation relative aux ressources humaines

Les titulaires de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et 7 peuvent exercer le pouvoir d'engager des dépenses relativement aux dépenses de ressources humaines qui ne sont pas précisés aux sous‑sections 1.6.2 à 1.6.4.

1.6.2 Approbation de prix et de reconnaissance du SPPC

Tableau des approbations

Note 1 : Se limite aux directeurs et gestionnaires
Note 2 : Directeur général, Direction générale des ressources humaines (approuve le budget)
Note 3 : Les montants ci-dessus n'incluent pas les frais d'expédition ni les taxes sur la valeur ajoutée.

1.6.3 Approbation relative aux activités d'apprentissage

Programmes de perfectionnement professionnel

1.6.4 Approbation relative à la représentation du SPPC

Toute personne représentant le SPPC à une formation, à une activité d'apprentissage ou à une conférence à l'extérieur du SPPC, même s'il n'y a pas de coût, doit obtenir l'approbation des personnes désignées de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et  7. Lorsque l'activité comporte un volet international, l'approbation des personnes désignées de niveau délégué 1 ou 2 est nécessaire. Ce processus ne s'applique pas au DPP.

1.7 Adhésions

Approbation relative aux adhésions

 1.8 Réinstallations

Approbation relative aux réinstallations

Les titulaires de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et 7 peuvent engager et approuver la réinstallation d'une personne d'un lieu à un autre. Voir la Délégation des pouvoirs en ressources humaines du SPPC pour connaître les niveaux délégués selon les types particuliers de nominations (c.-à-d. l'approbation d'une lettre d'offre qui comprend les paragraphes à la réinstallation).

Le titulaire de niveau délégué 1 peut approuver les cas de prolongation ou d'exception aux dispositions de la Directive sur la réinstallation du CNM lorsque les coûts ne dépassent pas 10 000 $. Les cas pour lesquels les coûts dépassent 10 000 $ requièrent l'approbation du responsable du programme de réinstallation du CT.

Les titulaires de niveaux délégués 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances et aux coordonnateurs des activités et personnel administratif désignés dans le rôle de coordonnateur ministériel national ou de coordonnateur régional de la réinstallation) peuvent approuver des cas d'exception en conformité avec la Directive sur la réinstallation du CNM.

1.9 Postes isolés et logements de l'État

Approbation relative aux postes isolés et aux logements de l'État

Le pouvoir d'engager des dépenses est délégué aux titulaires de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et 7.

Le DPP délègue les pouvoirs d'engager des dépenses et de les approuver aux titulaires de niveaux délégués 2 et 3 (se limite aux procureurs fédéraux en chef) pour des dispositions particulières de la DPILE où il est indiqué que l'approbation de l'administrateur général est requise (p. ex. les dépenses de transport et de déplacement en ce qui concerne les recours facultatifs à un traitement médical ou dentaire, les frais de transport d'effets mobiliers et personnels dont le poids dépasse les limites prescrites, l'entreposage des effets personnels ou le transport de véhicules personnels).

Le titulaire de niveau délégué 1 peut approuver les cas de prolongation ou d'exception aux dispositions de la DPILE du CNM lorsque les coûts ne dépassent pas 10 000 $. Les cas pour lesquels les coûts dépassent 10 000 $ requièrent l'approbation du responsable du programme de réinstallation du CT.

1.10 Réclamations contre l'État et paiements à titre gracieux

Approbation relative aux réclamations contre l'État et paiements à titre gracieux

En ce qui concerne les réclamations contre l'État, les personnes désignées de niveaux 1 et 2 peuvent exercer le pouvoir d'engager des dépenses relatif aux réclamations contre l'État, pour lesquelles il a été déterminé que l'État avait une responsabilité légale (c.‑à‑d. montant adjugé par la cour ou règlement à l'amiable). Il faut obtenir un avis juridique pour toutes les réclamations.

Pour ce qui est des paiements à titre gracieux, les personnes désignées de niveau 2 peuvent exercer le pouvoir d'engager des dépenses jusqu'à concurrence d'un montant de 2 000 $. Lorsque ce montant dépasse 2 000 $, l'approbation de la personne désignée de niveau 1 est nécessaire. Il faut obtenir un avis juridique pour tous les paiements à titre gracieux.

1.11 Réclamations concernant les problèmes de paye de Phénix

Réclamations concernant les problèmes de paye de Phénix

Les personnes désignées de niveaux 1, 2, 6, 7 et 8 (se limite au directeur de la Division des services financiers) peuvent exercer le pouvoir d'engager des dépenses pour les demandes concernant les dépenses personnelles attribuables à la mise en place du système de paye de Phénix, assujettis aux restrictions suivantes : 

Approbation des réclamations concernant les problèmes de paye de Phénix

* Se limite au directeur de la Division des services financiers

2 – Pouvoir de dépenser : pouvoir d'engager des fonds

La deuxième étape du processus de gestion des dépenses est le pouvoir de s'assurer qu'un solde disponible non grevé est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente (paragraphe 32(1) de la LGFP) et de consigner l'engagement des dépenses dans un enregistrement de l'engagement (paragraphe 32(2) de la LGFP). Bien que le pouvoir d'engager des dépenses et le pouvoir d'engager des fonds soient souvent exercés en même temps, ils constituent deux étapes distinctes dans le processus de gestion des dépenses.

2.1 Toutes les dépenses

Les personnes désignées de niveaux 1 à 5 peuvent exercer le pouvoir d'engager des fonds pour les dépenses relevant de leur secteur de compétence.

• Pour le niveau délégué 5, les coordonnateurs des activités et le personnel administratif ne peuvent exercer ce pouvoir que pour le budget de leur GCR jusqu'à concurrence du montant précisé par leur GCR sur leur FSS, ce dernier ne devant pas dépasser les restrictions qui figurent sur la FSS de leur GCR. Les GCR demeurent responsables des frais imputés à leur budget.

Les personnes désignées de niveaux 6 et 7 peuvent exercer le pouvoir d'engager des fonds pour toutes les dépenses.

Les postes suivants de niveau 8 peuvent également exercer le pouvoir d'engager des fonds compte tenu de ces restrictions :

• au sein de la Direction des finances et des acquisitions, le directeur de la Division des services financiers pour toutes les dépenses.
• au sein de la Division des mandataires, le directeur de la Division et le superviseur des mandataires peuvent exercer ce pouvoir pour leur secteur de compétence.

3 — Pouvoir de dépenser : pouvoir d'exécuter une opération

La troisième étape du processus de gestion des dépenses est le pouvoir de conclure un marché (négocier et signer les documents contractuels), y compris l'acquisition au moyen de cartes d'achat, et se limite aux personnes désignées figurant au tableau des approbations relatives au pouvoir d'exécuter une opération.

Tableau d'approbations relatives au pouvoir d'exécuter une opération

3.1 Services

Il s'agit du pouvoir de conclure des marchés de service avec des fournisseurs commerciaux ou des personnes, comprenant entre autres pour des services de consultation et professionnels, des services autres que de consultation, des services de témoins experts et des services juridiques conformément au Règlement sur les marchés de l'État, à la Politique sur les marchés du CT et au Guide des approvisionnements de SPAC, et de signer et de modifier de tels marchés. Il s'agit aussi du pouvoir de retenir les services d'experts ou de spécialistes dont la compétence est utile au DPP dans l'exercice de sa charge conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP).

3.2 Biens

Il s'agit du pouvoir d'acheter des biens auprès de fournisseurs lorsqu'il n'existe pas d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires établis par SPAC pour le groupe de produits en question, conformément au Règlement sur les marchés de l'État, à la Politique sur les marchés du CT et au Guide des approvisionnements de SPAC. Lorsqu'il existe une offre à commande ou un arrangement en matière d'approvisionnement, la section 3.3 s'applique.

3.3 Commandes subséquentes à une offre à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

Il s'agit du pouvoir d'acheter directement des biens et des services déterminés auprès de fournisseurs désignés dans les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement de SPAC et de Services partagés Canada (SPC). Ce pouvoir englobe les commandes subséquentes pour des services d'aide temporaire. Les biens et services doivent être achetés directement auprès des fournisseurs désignés dans les offres à commande et les arrangements en matière d'approvisionnement, jusqu'à concurrence de la limite financière (y compris toutes les taxes applicables sur la valeur ajoutée et les modifications) établie dans ces instruments. Les cartes d'achat peuvent servir à acquérir des biens et services désignés dans les commandes subséquentes à une offre à commandes.

L'achat de certains biens de technologie de l'information nécessaires à la prestation de services et de programmes numériques doit se faire dans le cadre des offres à commandes et selon les limites suivantes :

3.4 Cartes d'achat – biens et services

Il s'agit du pouvoir d'utiliser des cartes d'achat pour les achats autorisés de biens et de services.

L'utilisation de la carte d'achat ne doit pas faire obstacle au respect des exigences de conformité aux instruments de politique du gouvernement et du SPPC en matière d'achat de biens et de services. Les restrictions et les achats interdits sont indiqués dans la Directive sur les cartes d'achat du SPPC. On devrait utiliser la carte d'achat pour se procurer et payer pour des biens et services lorsque ce mode de paiement est accepté et qu'il est efficace, économique et réalisable au plan opérationnel.

Le détenteur de carte doit s'assurer que les personnes désignées ont autorisé le pouvoir d'engagement des dépenses et le pouvoir d'engager des fonds pour l'opération avant d'utiliser la carte d'achat pour l'achat de biens et de services. Le détenteur de carte ne peut pas attester, en vertu de l'article 34 de la LGFP, les achats portés sur leur propre carte d'achat.

L'émission de carte d'achat requiert l'autorisation d'un GCR et l'approbation du coordonnateur ministériel des cartes d'achat.

3.5 Cartes ministérielles de frais de voyage

Il s'agit du pouvoir d'utiliser une carte ministérielle de frais de voyage (CMFV), conformément à la Directive sur les paiements du CT, pour l'achat de services de voyage approuvés. Elle est principalement utilisée pour les achats ministériels plus importants et les situations où une carte individuelle de voyage ne peut être utilisée.

Le détenteur de carte doit s'assurer que les personnes désignées ont autorisé le pouvoir d'engagement des dépenses et le pouvoir d'engager des fonds pour l'opération avant d'utiliser la CMFV pour l'achat de services de voyage. Le détenteur de carte ne peut pas exercer le pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP pour les achats effectués au moyen de leur propre CMFV . 

L'émission de la CMFV nécessite l'autorisation du GCR et l'approbation du coordonnateur ministériel des cartes de voyage.

3.6 Biens immobiliers – Location, permis, transfert d'administration et de contrôle

Il s'agit du pouvoir de faire l'acquisition de biens immobiliers, conformément à l'article 3 de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et des Limites et conditions d'approbation des transactions liées à l'acquisition ou à l'aliénation des biens immobiliers du CT. La personne désignée de niveau délégué 1 a le pouvoir d'effectuer directement des opérations pour des baux temporaires mineurs, des permis, des transferts d'administration et de contrôle, comme la location d'une salle de conférence ou d'autres petits locaux dans un bureau ou un immeuble plus grand.

3.7 Marchés en cas d'urgences 

Il s'agit du pouvoir de passer des marchés en cas d'urgence. Un marché passé en cas d'urgence est conclu en réaction à une extrême urgence, lorsque tout retard pourrait nuire à l'intérêt public. À la suite de l'exercice de ce pouvoir, une présentation doit être soumise au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les soixante (60) jours civils qui suivent la date où les travaux sont autorisés ou amorcés, conformément au paragraphe 11.2.9 de la Politique sur les marchés du CT.

3.8 Mandataires de la Couronne agissant comme procureurs de l'État

Il s'agit du pouvoir de signer des ententes à terme fixe avec des mandataires sélectionnés et désignés par le DPP pour agir à titre de procureurs de l'État. En vertu du paragraphe 7(2) de la LDPP, le DPP « peut […] retenir […] les services d'avocats pour agir comme procureurs de l'État et, avec l'approbation du Conseil du Trésor, fixer leur rémunération et leurs indemnités ». De plus, en vertu de du paragraphe 9(1) de la LDPP, le DPP peut, dans les limites qu'il fixe, autoriser un mandataire de la Couronne à exercer, pour lui ou en son nom, les attributions qu'il est autorisé à exercer en vertu de la LDPP ou toute autre loi fédérale, sauf le pouvoir de délégation lui-même.

4 — Pouvoirs financiers : pouvoir d'attestation

La quatrième étape dans le processus de gestion des dépenses est le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP), lequel est délégué à des postes précis et exercés par des personnes désignées en vue d'attester, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement.

4.1 Toutes les dépenses (excluant les dépenses salariales)

Les personnes désignées de niveaux 1 à 7 peuvent exercer un pouvoir d'attestation pour tout paiement ou règlement, exception faite des salaires (voir la section 4.2).

• Pour le niveau délégué 5, les coordonnateurs des activités et le personnel administratif ne peuvent exercer ce pouvoir qu'à concurrence du montant précisé par leur GCR sur leur FSS, ce dernier ne devant pas dépasser les restrictions qui figurent sur la FSS de leur GCR. Ils peuvent uniquement exercer le pouvoir d'attestation lorsque le pouvoir d'engagement des dépenses a été exercé par le GCR. De plus, pour toute opération pour laquelle ce pouvoir est approuvé par un coordonnateur des activités ou personnel administratif, celui-ci ne doit pas avoir précédemment utilisé leur carte d'achat ou leur carte ministérielle de frais de voyage. Les GCR demeurent responsables des frais imputés à leur budget.

Les personnes désignées de niveau 8 peuvent exercer le pouvoir d'attestation sous réserve des restrictions suivantes :

• au sein de la Direction des finances et des acquisitions, seul le directeur de la Division des services financiers peut exercer ce pouvoir;
• au sein de la Division des mandataires, seuls le directeur de la Division et le superviseur des mandataires peuvent exercer ce pouvoir.

4.2 Dépenses salariales

En vertu de ce pouvoir, les personnes désignées de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6, 7, 8 (se limite aux spécialistes des finances) et 9 (se limite aux conseillers en vérification de la paye de SPAC) peuvent exercer le pouvoir d'attestation en ce qui a trait aux salaires, aux traitements et à d'autres dépenses rattachées aux RH. Les GCR du SPPC demeurent responsables de l'attestation de la paye et des autres éléments liés de la vérification de la paye. Les pouvoirs délégués aux conseillers en vérification de la paye (SPAC) de niveau délégué 9 ne s'appliquent qu'aux activités ci-dessous dans la mesure où elles concernent la fonction d'entrée et de vérification de la paye :

• vérifier que les renseignements sur les destinataires des paiements sont exacts et complets;
• vérifier que les conventions collectives, les ordonnances judiciaires et les ordonnances de tribunaux ont toutes été respectées;
• vérifier que les montants sont bien calculés, en s'assurant que :
  • il n'y a pas de paiements en double;
  • les transferts de droits et les déductions à la source sont exacts et complets;
  • les pièces justificatives sont complètes (c.-à-d. qu'ils laissent une piste de vérification, correspondent au prix convenu et aux autres spécifications, prouvent que les biens ou les services ont été reçus et que les autorisations appropriées ont été obtenues conformément à la délégation de signature des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers).

La personne désignée de niveau délégué 9 (se limite au sous-ministre délégué de SPAC) se voit déléguer le pouvoir d'attestation pour approuver les dépenses salariales du SPPC dans les situations d'urgence touchant le système d'administration de la paye. 

Les personnes désignées qui détiennent des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP pour les dépenses salariales demeurent responsables de l'attestation des dépenses. En signant une lettre d'offre, le GCR (approbateur aux termes de l'article 34) atteste que la paye de l'employé respecte la convention collective ou les conditions d'emploi précisées (y compris les augmentations automatiques de salaire et la prime au bilinguisme). 

Une liste de toutes les personnes désignées titulaires de pouvoirs d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP doit être consignée dans le système de paye Phénix au moyen des Services gérés de transfert sécurisé de fichiers (SGTSF).

5 — Pouvoirs financiers : pouvoir de payer

La dernière étape dans le processus de gestion des dépenses est le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) pour demander des paiements et les imputer au crédit après avoir confirmé la légalité des paiements.

5.1 Toutes les dépenses (excluant les dépenses salariales)

En vertu de ce pouvoir, les personnes désignées exercent le pouvoir de payer relativement à tous les paiements et règlements (sauf les dépenses salariales – voir la section 5.2) en ce qui a trait au fonctionnement et à l'entretien, à l'acquisition d'immobilisations, etc. Ce pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances).

5.2 Dépenses salariales

Il s'agit du pouvoir de demander des paiements liés aux salaires, aux traitements et aux autres dépenses rattachées aux RH. Ce pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux délégués 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances). De plus, la personne désignée de niveau délégué 9 (se limite au sous-ministre délégué de SPAC) se voit déléguer le pouvoir de payer pour approuver les dépenses salariales du SPPC dans les situations d'urgence touchant le système d'administration de la paye.

6 — Autres pouvoirs

6.1 Avances comptables

En vertu de ce pouvoir, les personnes désignées peuvent approuver qu'un montant soit avancé à une personne et imputé sur un crédit, conformément à l'article 38 de la LGFP et au Règlement sur les avances comptables, à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT et à la Ligne directrice sur les avances comptables du CT. Les avances comptables, non réglées en date du 31 mars de tout exercice, doivent être déclarées dans les Comptes publics du Canada.

Les personnes désignées de niveaux 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances) peuvent exercer ce pouvoir.

Les avances comptables comprennent deux types d'avance : les avances temporaires et permanentes.

Les avances temporaires sont versées à des détenteurs ou des dépositaires sur une base temporaire, en conformité avec l'instrument de politique pertinent. Notamment, les avances de voyages et les avances de salaire d'urgence.

Les avances permanentes sont versées à des détenteurs ou des dépositaires sur une base permanente lorsqu'il est nécessaire d'effectuer des paiements ou des décaissements réguliers. Les avances permanentes peuvent être consenties pour diverses raisons, telles :

• Petite caisse
  Les fonds de petite caisse ne doivent jamais dépasser 2 000 $, comme il est indiqué à l'alinéa 5e du Règlement sur les avances comptables.
  
  Les fonds de petite caisse jusqu'à concurrence de 400 $ requièrent l'approbation d'une personne désignée de niveau 1, 6, 7 ou 8 (se limite au spécialiste des finances). L'approbation de fonds de petite caisse au-delà de 400 $ se limite à la personne désignée de niveau 1 ou 6.
  
  
• Voyages
  On ne doit recourir aux avances permanentes à des fins de voyages que dans les circonstances exceptionnelles suivantes :
  • l'employé, autre qu'un cadre supérieur ou un employé de groupes exclus, décide de ne pas obtenir et de ne pas utiliser une carte individuelle de voyage (CIV);
  • il n'est pas possible ou économique d'utiliser une carte de voyage;
  • les retraits de fonds au moyen de la carte de voyage ne sont pas disponibles ou sont assujettis à des restrictions.

Autrement, la CIV constitue la méthode privilégiée pour payer les dépenses de voyage du gouvernement autorisées, conformément à la Directive sur les paiements du CT. Une CIV n'est pas considérée comme une avance comptable. L'émission de cartes de voyage doit être demandée par le GCR et autorisée par le coordonnateur ministériel des cartes de voyage du SPPC. 

6.2 Saisies-arrêts, demandes de compensation et recouvrements

Le plein pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux 1, 2, 6 et 7, et un pouvoir restreint est délégué aux titulaires de niveaux 3, 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 8 (se limite aux spécialistes des finances) et 9 (se limite aux conseillers en vérification de la paye de SPAC).

Saisies-arrêts

Les saisies-arrêts des salaires payables aux employés ou des honoraires dus directement aux fournisseurs de services personnels sont une responsabilité qui revient conjointement aux Finances et aux Ressources humaines, qui veillent à ce que les saisies-arrêts soient effectuées de façon exacte et en temps opportun, conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions, au Règlement sur la saisie-arrêt ainsi qu'aux lois provinciales et territoriales pertinentes, et aux Lignes directrices sur le traitement des saisies-arrêts du CT. Ce pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux 1, 2, 6, 7, 8 (se limite aux spécialistes des finances) et 9 (se limite aux conseillers en vérification de la paye de SPAC).

Compensations

L'expression « compensation » s'entend du fait d'utiliser le remboursement ou le paiement que la Couronne doit à une personne, à un fournisseur ou à une société d'État et de le déduire de la dette que cette même personne, ce même fournisseur ou cette même société a envers la Couronne. Une compensation par le gouvernement fédéral peut être promulguée par une loi ou un règlement particulier ou en vertu de l'article 155 de la LGFP.

La Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT décrit le pouvoir général de prendre des mesures de compensation de paiements. Toutefois, des dispositions législatives particulières peuvent restreindre ce pouvoir. Un exemple d'activité de compensation consiste à déduire le paiement d'une facture dû à un fournisseur du montant de l'impôt fédéral sur le revenu que ce dernier doit payer à la Couronne. Un autre exemple serait de déduire le remboursement des dépenses de déplacement d'un employé du montant salarial qui lui a été versé en trop.

• Demande de compensation
  
  Le paragraphe 155(1) de la LGFP autorise le ministre, qui est responsable du recouvrement de la dette, à demander à ce que celle­‑ci soit compensée ou déduite sur n'importe quel montant dû par la Couronne au débiteur. Au SPPC, ce pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6 et 7.
  
  
• Assentiment à la compensation
  
  Le paragraphe 155(4) de la LGFP autorise le ministre, qui est responsable de tout montant dû par la Couronne au débiteur, à consentir à la compensation. Au SPPC, ce pouvoir est délégué aux titulaires de niveaux 1, 2, 6 et 7.

Recouvrement

Dans les cas où un débiteur dont le compte est en souffrance a choisi de ne pas prendre d'arrangements volontaires pour rembourser sa dette envers la Couronne, des poursuites pourraient être lancées au titre des lois et des règlements qui permettent la compensation ou le recouvrement. Parmi ces lois, mentionnons la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d'accise, le Régime de pensions du Canada, la Loi sur l'assurance-emploi et l'article 155 de la LGFP.

6.3 Intérêts et frais administratifs – Dispenser ou réduire

Aux termes du paragraphe 155.1(4) de la LGFP, et des articles 9 et 12 du Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, il s'agit du pouvoir d'accorder une dispense ou une réduction du paiement des intérêts sur des comptes en souffrance et des frais administratifs liés aux effets non honorés.

Ce pouvoir est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 6 et 7 et doit être exercé en tenant compte des circonstances décrites dans la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT et le Guide sur les intérêts et les frais administratifs du CT.

6.4 Radiations de créances

Il s'agit du pouvoir de radier des créances envers la Couronne, réputées irrécouvrables conformément à l'article 25 de la LGFP, au Règlement sur la radiation des créances (1994) et à la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs du CT.

Les personnes désignées peuvent radier des comptes du Ministère la totalité ou une partie d'une créance jugée irrécouvrable en démontrant et en attestant que :

• toutes les mesures raisonnables ont été prises pour recouvrer la créance et tous les moyens possibles de recouvrement ont été épuisés;
• aucun recouvrement n'est possible par compensation, tant actuellement que dans un avenir prévisible;
• les renseignements fournis par le GCR dans le Formulaire de demande et d'approbation de la radiation des créances (PPSC-SPPC 0160) sont exacts à sa connaissance. 

Ce pouvoir est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 6 et 7. La radiation d'une créance de plus de 25 000 $ doit être soumise à l'étude d'un comité d'examen pour recommandations sur la question (article 8 du Règlement sur la radiation des créances (1994)). L'approbation du CT est requise pour radier certains types de créances, comme des avances comptables (voyages, petite caisse), des montants salariaux versés en trop et des créances découlant de postes non budgétaires (prêts en cours et investissements). Il ne s'agit donc que d'une mesure d'« écriture ». La Couronne conserve son droit légal de recouvrer la créance dans le futur.

Pour accorder un allègement ou annuler une mesure de recouvrement pour des raisons de compassion ou autres motifs exceptionnels, le pouvoir de radiation de créances ne doit pas être utilisé. Le pouvoir de « renonciation », tel que la remise énoncée à l'article 23 de la LGFP, doit plutôt être utilisé. Les dettes radiées doivent être déclarées annuellement dans les Comptes publics du Canada (paragraphe 25(4) de la LGFP).

6.5 Pertes de fonds

Il s'agit du pouvoir d'imputer à un budget du GCR les pertes d'actif, telles que les déficits de petite caisse, conformément à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT. Ce pouvoir est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 6 et 7.

6.6 Aliénations et transferts de matériel

Approbations relatives à l'aliénation et au transfert de matériel

Les personnes désignées de niveaux délégués 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6, 7, et 8 (se limite au dirigeant principal des acquisitions, à l'agent principal des acquisitions de la gestion du matériel et à l'agent subalterne des acquisitions et de la gestion du matériel) peuvent approuver la réduction de la valeur comptable nette d'immobilisations corporelles due au vieillissement ou à la mise hors service permanente et les reprises.

Les personnes désignées de niveaux délégués 1, 6, 7 ou 8 (se limite au dirigeant principal des acquisitions) peuvent approuver tous les autres types d'aliénation (p. ex. livres, œuvres d'art, propriété intellectuelle) et de transfert (p. ex. programme des ordinateurs pour les écoles, transfert à un autre ministère ou organisme) conformément à la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du CT.

6.7 Ententes avec d'autres entitées

Biens et services et recouvrements des coûts (autre que les services juridiques)

Il s'agit du pouvoir de conclure des ententes contractuelles (comme un protocole d'entente [PE] signé) entre le SPPC et une autre entité — p. ex. autres ministères du gouvernement, sociétés d'État, autres entités provinciales, territoriales ou municipales (autres administrations publiques) et organisations non gouvernementales (ONG) externes – pour la prestation de biens et de services par l'entité ou le recouvrement des coûts de biens et services fournit par le SPPC.

On peut recourir à une entente contractuelle avec des organisations non gouvernementales que lorsque le fait de travailler avec ces organisations permet d'optimiser les ressources, conformément à la Ligne directrice sur les ententes contractuelles du CT.

Le pouvoir pour les biens et services et recouvrements des coûts (autre que les services juridiques) est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 2, 6, 7 et 8 (se limite au dirigeant principal des acquisitions).

Recouvrements des coûts (services juridiques)

Il s'agit du pouvoir de conclure des ententes de recouvrements des coûts pour les services juridiques fournit par le SPPC. Le pouvoir pour les recouvrements des coûts (services juridiques) est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 2, 3 (se limite au directeur général et avocat général principal), 6, 7 et 8 (se limite au dirigeant principal des acquisitions).

Activités de dotation

Il s'agit du pouvoir de conclure des ententes de dotation avec d'autres entités, comme les détachements, les affectations et les ententes d'Échanges Canada. Le pouvoir pour les activités de dotation est délégué aux personnes désignées de niveaux 1 à 4, 5 (se limite aux directeurs et gestionnaires), 6, 7, et 8 (se limite au dirigeant principal des acquisitions).

Comptes d'attente des autres ministères gouvernementaux

Le recours aux comptes d'attente d'un autre ministère gouvernemental (AMG) est une entente conclue entre le SPPC et un ou plusieurs organismes fédéraux. Le SPPC peut être l'organisation responsable de la dépense (exécute le travail) ou l'organisation responsable du financement (paye pour le travail exécuté). Lorsque le SPPC est l'organisation responsable de la dépense, il doit soit administrer le programme d'un AMG, soit engager des dépenses pour un AMG — p. ex. faire des achats au nom d'un AMG et dans le cadre d'un programme particulier de l'AMG.

Le pouvoir pour les comptes d'attente des autres ministères gouvernementaux est délégué aux personnes désignées de niveaux 1, 2, 6 et 7.

Cela requiert une entente (p. ex. PE) entre les deux ministères, laquelle précise que le ministère chargé du financement a délégué au ministère qui engage la dépense son pouvoir de dépenser et ses pouvoirs financiers jusqu'au plafond établi, et que le ministère chargé du financement est autorisé par la loi à exécuter les activités déléguées au ministère qui engage la dépense. Le ministère chargé du financement demeure entièrement responsable de l'utilisation des ressources et, au cours de l'année, le ministère qui engage la dépense impute l'ensemble des dépenses liées au programme au compte d'attente de l'autre ministère.

Lorsqu'une personne désignée signe une entente qui fait du SPPC l'organisation chargée du financement, l'entente autorise l'autre organisation (qui engage la dépense) à engager des dépenses pour les activités déléguées à même ses propres crédits, en accord avec son propre instrument de délégation.

Lorsqu'une personne désignée signe une entente qui fait du SPPC l'organisation qui engage la dépense, l'entente autorise le SPPC à engager des dépenses pour les activités déléguées à même ses propres crédits, en respectant le plafond établi (c.‑à‑d. le montant avancé), en accord avec l'instrument de délégation du SPPC. Ces dépenses (coûts additionnels seulement) sont ensuite imputées (recouvrées) au compte d'attente de l'autre ministère afin de rétablir les crédits du SPPC à leur montant original.

La délégation des pouvoirs financiers à d'autres ministères nécessite la signature du ministre de la Justice.

6.8 Pièces de journal

Les pièces de journal (PJ) servent à transférer des dépenses d'un centre de coûts (CC) à un autre, afin de corriger différentes erreurs de codage ou de saisir des écritures de comptabilité d'exercice pour toutes les dépenses, y compris les dépenses salariales. Lorsque la dépense (débit) est transférée à un autre CC, le GCR du nouveau CC ou du CC qui reçoit la dépense doit signer la PJ afin d'attester qu'il accepte l'imputation de la dépense à son budget. Toutes les personnes à qui on délègue le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) peuvent approuver les PJ.

Des corrections internes peuvent être apportées par un spécialiste fonctionnel. Les personnes désignées de niveaux 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances) peuvent approuver les PJ dans leur domaine d'expertise au nom des GCR et en consultation avec ceux-ci. 

6.9 Contrôle des chèques du receveur général

Paiements prioritaires

Lorsque des paiements prioritaires sont requis, les personnes désignées de niveaux délégués 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances) peuvent demander que les chèques du receveur général soient retournés au SPPC au lieu d'être envoyés directement au bénéficiaire par le receveur général du Canada (SPAC), conformément à la Directive sur les paiements du CT et à la Directive du receveur général 2016-2. Les règles suivantes s'appliquent :

1. un chèque ne doit pas être remis à une personne qui a participé au processus d'autorisation de dépenser ou de payer ni aux personnes ayant participé à toute étape du processus de demande de paiement;
2. la distribution des chèques aux employés n'est pas effectuée par les agents qui s'occupent de dotation, de classification, de l'évaluation des salaires ou de la rédaction ainsi que de la signature de rapports sur des opérations de dotation et de documents d'entrée de la paye.

6.10 Prestations de services juridiques aux fonctionnaires de l'État et indemnisation de ces derniers

Il s'agit du pouvoir de fournir aux fonctionnaires du SPPC (en poste et anciens) des services juridiques ou de payer ou rembourser un montant payé à la suite d'un jugement ou d'un règlement accordé contre eux, conformément à la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du CT et aux dispositions indiquées sur la page Avocat ministériel du SPPC – Demandes de services juridiques et d'indemnisation présentées par des employés.

Tableau des approbations relatives aux prestations de services juridiques aux fonctionnaires de l'État et à l'indemnisation de ces derniers

6.11 Sommes de peu de valeur – recouvrement et paiement

Le paragraphe 155.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques confère le pouvoir à toute personne autorisée par le ministre de ne pas recouvrer ni payer des sommes de peu de valeur sous réserve des exceptions et seuils prévus. Le Règlement sur les sommes de peu de valeur décrit plus en détail les seuils, l'accumulation des paiements et les exemptions.

Les personnes désignées de niveaux délégués 1, 6, 7 et 8 (se limite aux spécialistes des finances) peuvent exercer ce pouvoir et établir qu'une somme est nulle lorsque les circonstances décrites dans le tableau « Principes clés » ci-dessus s'appliquent.

Traitement comptable des sommes de peu de valeur

Les sommes de peu de valeur sont réputées nulles et par conséquent retirées des livres comptables. Le non-paiement ou le non-recouvrement d'une somme de peu de valeur ne constitue pas un manquement à l'égard d'un marché, le montant n'est pas sujet à l'intérêt pendant la période de cumul et toutes les exigences liées à ce montant sont considérées comme respectées. En cas d'incompatibilité entre les dispositions d'un contrat, d'un règlement, d'une ordonnance ou d'une entente et la LGFP et le Règlement sur les sommes de peu de valeur, les sommes de peu de valeur seraient réputées nulles et ne seraient pas payées, car la LGFP et le Règlement l'emportent sur tous les autres documents.

6.12 Modifications au Tableau des équivalences de postes et aux Notes à l'appui

Les personnes désignées de niveaux 1 et 6 peuvent approuver des modifications au Tableau des équivalences de postes et aux présentes Notes à l'appui, à l'exception des délégations ministérielles. La personne désignée de niveau 1 doit être informé de toute modification apportée par la personne désignée de niveau 6.

Les personnes désignées de niveaux 1, 6 et 7 peuvent autoriser tout autre poste dans le Tableau des équivalences de postes pour les niveaux 8 et 9.

Conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT, le DPF doit passer en revue la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers au moins une fois par année.

Annexe A — Définitions

accueil (Hospitality) – Consiste en la fourniture de repas, de boissons et de rafraîchissements dans le cadre d'activités qui sont nécessaires à la conduite efficace des affaires du gouvernement et (ou) à des fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

acquisition (Procurement) – Fonction qui consiste à obtenir des fournitures et des services, à exécuter des travaux de construction et à passer des baux au moyen d'ententes contractuelles.

activités de divertissement (Entertainment Activities) – Comprend notamment, mais n'est pas limité aux billets pour assister à des spectacles musicaux, des pièces de théâtre, des événements sportifs ou d'autres activités du même genre, des visites d'attractions touristiques locales ou autres et d'autres activités similaires, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

activités opérationnelles (Operational Activities) – Signifie les activités entreprises en vue de l'exécution des programmes et de la prestation des services du Ministère, y compris la prestation de services internes ministériels. Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu'ils entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d'autres documents semblables.

ancien fonctionnaire (Former Public Servant) – Tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada.

autres pouvoirs (Other Authorities) – Divers pouvoirs financiers et administratifs précisés à la section 6 du présent document.

cadre supérieur organisationnel (Senior Organizational Manager) – Un gestionnaire de centre de responsabilité relevant directement de l'administrateur général, ce qui comprend également, le cas échéant, les gestionnaires régionaux de plus haut rang.

carte d'achat (Acquisition Card) – Carte de crédit émise en vertu d'un marché conclu entre la société émettrice de cartes de crédit et le gouvernement du Canada pour l'achat et le paiement de biens et services qui résulte d'opérations officielles autorisées pour le compte du gouvernement.

carte ministérielle de frais de voyage (Departmental Travel Expense Card) – Carte de crédit émise au nom d'une personne autorisée. La carte est liée à un centre de coûts et permet de payer les dépenses de voyage du gouvernement autorisées de fonctionnaires ou d'autres personnes.

charte de délégation de signature des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (Delegation of Spending and Financial Signing Authorities Chart) – Document au sein de l'Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers par lequel le ministre et l'administrateur général délèguent officiellement les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers à des niveaux délégués dans l'organisation.

conférence (Conference) – Est un événement et désigne les congrès, conventions, séminaires ou autres rassemblements formels normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d'une discipline (p. ex. juridique, gestion) ou en sont informés.

crédit (Appropriation) – Toute autorisation donnée par le Parlement d'effectuer des paiements sur le Trésor.

déléguer (aussi délégué ou délégation) (Delegate [also Delegated or Delegation]) – Action par laquelle une personne désignée (le délégant), investie d'un pouvoir délégué ou conféré par une loi, attribue un pouvoir ou une fonction spécifique au titulaire d'un poste délégué.

déplacements locaux (Local Travel) – Déplacements effectués dans un périmètre de 65 km du lieu de travail.

domaine d'expertise (Area of Expertise) – Domaine spécifique où un spécialiste fonctionnel est réputé être un expert. Comprend les domaines des finances, de la passation de marchés, de la gestion de l'information, de la gestion du matériel, des ressources humaines, de la formation, des installations, des communications, de la technologie de l'information, des services de bibliothèque, des honoraires et décaissements des mandataires de la Couronne ou d'autres fonctions de soutien similaires, telles que précisées dans le Tableau des équivalences de postes.

événement (Event) – Désigne notamment les rassemblements de personnes (fonctionnaires et (ou) non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du Ministère ou à des activités de formation formelle. Comprend notamment, mais n'est pas limité aux :

• journées de réflexion de la direction et du personnel;
• participations à des conférences;
• cérémonies de remise de prix et de reconnaissance;
• célébrations ministérielles.

fonctionnaire (Public Servant) – Une personne qui reçoit actuellement un salaire provenant du Trésor.

gestionnaire de centre de responsabilité (Responsibility Centre Manager) – Titulaire d'un poste responsable d'exercer des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines, de finances et d'acquisition dans leur secteur de compétence. Chaque gestionnaire de centre de responsabilité se voit attribuer un budget et confier des pouvoirs de dépenser en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ils peuvent aussi être délégataires d'autres pouvoirs.

imputable (Accountable) – Obligation de rendre compte des responsabilités déléguées, de faire rapport sur les résultats en fonction des attentes prévues et d'assumer les conséquences des actes et décisions

instrument de politique (Policy Instrument) – Document officiel qui énonce des exigences et une orientation. Il appuie la prestation des services et la prise de décision. À titre d'exemple, les directives, les procédures, les normes et les bulletins d'interprétation.

niveau délégué (Delegated Level) – Les neuf (9) niveaux génériques investis de pouvoirs délégués en vertu de la Charte de délégation de signature des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. Les titulaires de postes énumérés dans le Tableau des équivalences de postes peuvent être autorisés à exercer des pouvoirs conformément aux niveaux génériques associés. 

outil d'acquisition (Procurement Tool) – Instrument utilisé pour obtenir des biens et des services, exécuter des travaux de construction et passer des baux au moyen d'ententes contractuelles.

non-fonctionnaire (Non-Public Servant) – Une personne qui ne reçoit pas actuellement un salaire provenant du Trésor.

personne désignée (Designated Person) – Une personne formellement nommée (désignée) en vue d'exercer les pouvoirs spécifiques délégués à un poste spécifique. Les personnes désignées comprennent :

• les gestionnaires de centre de responsabilité (niveaux délégués 1 à 5);
• les coordonnateurs des activités et personnel administratif (niveau délégué 5)
• le dirigeant principal des finances (niveau délégué 6);
• l'adjoint au dirigeant principal des finances (niveau délégué 7);
• les spécialistes fonctionnels du SPPC (niveau délégué 8);
• les spécialistes fonctionnels des autres ministères gouvernementaux (niveau délégué 9).

pleins pouvoirs (Full Authority) – L'exercice des pleins pouvoirs est assujetti au budget approuvé et au secteur de compétence.

pouvoir (Authority) – Droit ou autorisation d'exécuter certaines mesures que la loi ou que l'instrument de politique autorise. Un pouvoir délégué est une responsabilité conférée pour laquelle les personnes désignées deviennent imputables.

pouvoir d'attestation (Certification Authority) – Pouvoir, en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de certifier l'exécution d'un marché et son prix, le droit à un paiement ou l'admissibilité de celui-ci.

pouvoir d'engagement des dépenses (Expenditure initiation Authority) – Pouvoir d'engager des dépenses (de dépenser des fonds) ou de créer une obligation d'obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses éventuelles de fonds.

pouvoir d'engager des fonds (Commitment Authority) – Pouvoir de s'assurer, en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, qu'un solde disponible non grevé est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente et de consigner l'engagement des dépenses dans un enregistrement de l'engagement.

pouvoir d'exécuter une opération (Transaction Authority) – Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits reconnus par la loi.

pouvoir de payer (Payment Authority) – Pouvoir, en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de faire des demandes de paiements et d'attester que le paiement de constitue pas une imputation irrégulière sur le crédit et qu'il n'entraînera pas un dépassement des crédits.

pouvoirs financiers (Financial Authorities) – Englobe le pouvoir d'attestation et le pouvoir de payer.

pouvoirs de dépenser (Spending Authorities) – Pouvoirs de faire ce qui suit :

• de prendre des décisions de dépenser de l'argent (pouvoir d'engager des dépenses),
• engager des fonds (pouvoir d'engager des fonds),
• conclure des accords contractuels (pouvoir d'exécuter une opération).

pouvoir fonctionnel (Functional Authority) – Niveaux délégués 6 à 9. Pouvoirs délégués à des postes dont les titulaires peuvent approuver des opérations pour le compte du gestionnaire de centre de responsabilité dans leur domaine d'expertise.

pouvoirs opérationnels (Operational Authorities) – Niveaux délégués 1 à 5. Pouvoirs délégués à des postes responsables d'un budget. Les postes à ces niveaux sont généralement occupés par les gestionnaires de centre de responsabilité, mais comprennent également les coordonnateurs des activités et le personnel administratif.

pouvoirs restreints (Restricted Authority) – L'exercice des pouvoirs restreints est assujetti au budget approuvé et au secteur de compétence, ainsi qu'aux plafonds et restrictions énoncés dans les lois, les règlements, les instruments de politique pertinents, et dans les Notes à l'appui des pouvoirs de dépenser, pouvoirs financiers et autres pouvoirs.

rafraîchissements (Refreshments) – Comprennent des boissons et (ou) des aliments (p. ex. des collations) servis entre les repas.

responsabilité (Responsibility) – L'obligation d'agir conformément aux exigences.

ressources humaines (Human Resources) – Ensemble des disciplines, programmes, activités et domaines liés aux ressources humaines. Notamment : la planification des ressources humaines, la conception organisationnelle, la classification, le recrutement, les relations de travail, la rémunération, l'équité en matière d'emploi, les langues officielles, la gestion du rendement, le système de gestion de l'information, les primes et reconnaissances, l'apprentissage et le perfectionnement et d'autres programmes spéciaux liés aux ressources humaines.

secteur de compétence (Area of Authority) – L'unité organisationnelle à partir de laquelle une personne désignée (dont les spécialistes fonctionnels) peut exercer un pouvoir délégué.

spécialiste des acquisitions (Acquisition Specialist) – Titulaire d'un poste qui assure des services de passation des marchés et d'acquisitions et qui fournit des avis aux gestionnaires de centre de responsabilités à tous les niveaux délégués. Comprend le dirigeant principal des acquisitions, le conseiller en acquisitions, l'agent principal des acquisitions et de la gestion du matériel, l'agent des acquisitions et l'agent subalterne des acquisitions et de la gestion du matériel.

spécialiste des finances (Financial Specialist) – Titulaire d'un poste qui fournit des services et des conseils financiers, et exerce des pouvoirs délégués dans son domaine d'expertise. Se limite aux employés du groupe Gestion financière (FI) et comprend les agents financiers, les conseillers financiers et le directeur de la Division des services financiers.

spécialiste fonctionnel (Functional Specialist) – Titulaire d'un poste qui exerce des pouvoirs fonctionnels et fournit des orientations dans son domaine d'expertise.

tableau des équivalences de postes(Table of Equivalent Positions) – Document au sein de l'Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers qui a pour objet d'attribuer des postes organisationnels particuliers à des niveaux de pouvoirs délégués.

taxes à valeur ajoutée (Value Added Taxes) – Toutes les taxes non payables sur les crédits parlementaires du SPPC. Aux fins du présent document, se limite à la TPS/TVH payable en vertu de la Loi sur la taxe d'accise et à la TVQ payable en vertu de la Loi sur la taxe de vente du Québec.

titulaire (Incumbent) – Titulaire d'un poste, y compris toute personne nommée à titre intérimaire ou temporaire.

Date de modification :

2020-03-19