Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018-2019

Table des matières

• Introduction
• Le Service des poursuites pénales du Canada
• Le commissaire aux élections fédérales
• Le bureau de l’AIPRP
  • Structure organisationnelle
• Pouvoirs délégués
• Interprétation du rapport statistique
  • Demandes reçues en vertu de la Loi
    • Nombre de demandes
  • Demandes fermées pendant l’exercice financier
    • Dispositions prises à l’égard des demandes
    • Nombre de pages traitées
    • Délai de traitement
    • Exceptions
    • Exclusions
    • Support des documents communiqués
    • Complexité
    • Présomptions de refus
    • Demandes de traduction
  • Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • Prorogations
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
    • Nombre de consultations
    • Sources des consultations
    • Dispositions prises et recommandations
    • Délai de traitement
  • Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Ressources liées à la Loi
• Activités de formation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Structure de la gouvernance d’AIPRP
  • Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
  • Initiatives
• Plaintes, audits et enquêtes
• Recours judiciaire
• Suivi de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l’intérêt public
• Annexe A – Arrêté sur la délégation
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle vise à protéger la vie privée des particuliers en ce qui a trait aux renseignements les concernant dont dispose une institution fédérale et d’accorder à ces particuliers un droit d’accès à ces renseignements.

Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) est assujetti à la Loi depuis qu’il a été établi en tant qu’organisation indépendante le 12 décembre 2006 lors de l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales, qui constitue la partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le présent Rapport annuel sur la Loi pour 2018-2019 a été préparé afin d’être déposé devant la Chambre des communes et le Sénat. Le Rapport fournit une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur la Loi du SPPC. En outre, il rend compte des tendances qui se dessinent, des activités de formation et des politiques, des lignes directrices et des procédures internes relativement à l’application de la Loi au SPPC.

Le Service des poursuites pénales du Canada

Le mandat du SPPC est énoncé dans la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP). Aux termes de la LDPP, en sa qualité de sous-procureure générale du Canada, la directrice des poursuites pénales (DPP) exerce les attributions suivantes :

• engager et mener les poursuites fédérales;
• intervenir dans toute procédure soulevant des questions d’intérêt public qui pourraient avoir une incidence sur la conduite de poursuites ou d’enquêtes connexes;
• donner des lignes directrices aux procureurs fédéraux;
• conseiller les organismes chargés de l’application de la loi et les organismes d’enquête, de façon générale, à l’égard des poursuites ou à l’égard d’enquêtes pouvant mener à des poursuites;
• communiquer avec les médias et le public relativement à toute question liée à l’engagement ou à la conduite des poursuites;
• exercer les pouvoirs du procureur général du Canada relatifs aux poursuites privées;et
• exercer toute autre attribution que lui assigne le procureur général du Canada, compatible avec la charge de DPP.

La LDPP confère également à la DPP le pouvoir :

• d’engager et de mener les poursuites relatives à toute infraction à la Loi électorale du Canada; et
• sous l’autorité du procureur général du Canada, d’exercer les attributions conférées à ce dernier par la Loi sur l’extradition et la Loi sur l’entraide juridique en matière criminelle.

La DPP a également le rang et le statut d’administratrice générale de ministère et, à ce titre, est responsable de la gestion du SPPC comme organisation gouvernementale distincte.

Le commissaire aux élections fédérales

Le commissaire aux élections fédérales (CEF) voit au respect et à l’application des dispositions de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire.

Le 1^er avril 2019, le CEF a été transféré du SPPC au Bureau du directeur général des élections, à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi modifiant la Loi électorale du Canada et d’autres lois et apportant des modifications corrélatives à d’autres textes législatifs. Durant l’exercice 2018-2019, alors que le CEF faisait encore partie du SPPC, il a continué d’exercer ses activités de manière indépendante. Le Bureau de l’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du SPPC a traité toutes les demandes de renseignements personnels et les consultations relatives au CEF.

Le bureau de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP est premier responsable de l’application de la Loi. Il traite directement avec le grand public concernant les demandes de renseignements personnels, il communique avec les personnes-ressources compétentes pour répondre aux demandes et il sert de centre d’excellence en matière d’AIPRP au sein du SPPC.

Le Bureau de l’AIPRP assume les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes de renseignements personnels sous le régime de la Loi, du Règlement sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux consultations reçues des autres institutions fédérales ou des autres ordres de gouvernement sur les documents du SPPC qu’ils envisagent de communiquer;
• conseiller les gestionnaires et les employés du SPPC sur la manière d’appliquer et d’interpréter la Loi, le Règlement, ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• répondre aux demandes reçues des autres institutions gouvernementales visant l’examen de documents protégés par le secret professionnel de l’avocat, liés aux poursuites pénales auxquelles le SPPC participe;
• vérifier que les politiques, les ententes et les procédures du SPPC sont conformes aux dispositions de la Loi et formuler des recommandations de modifications;
• veiller à ce que le SPPC respecte la Loi, son Règlement ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• communiquer avec les enquêteurs du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) pour donner suite aux plaintes contre le SPPC;
• avant la diffusion en ligne (sur le site Web du SPPC) des vérifications, évaluations, contrats de plus de 25 000$ et autres documents qui se prêtent à la divulgation proactive, vérifier que ceux-ci ne contiennent pas de renseignements personnels;
• par des séances de formation, sensibiliser les gestionnaires et les employés du SPPC à la Loi, à son Règlement ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• mettre à jour le chapitre du SPPC dans la publication Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux);
• soumettre au SCT un rapport statistique annuel sur l’application de la Loi;
• rédiger un rapport annuel sur l’application de la Loi, qui sera soumis aux deux chambres du Parlement.

Structure organisationnelle

Le directeur de la Division de la planification ministérielle et des relations externes (DPMRE) agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au sein du SPPC.

Du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019, le Bureau de l’AIPRP était composé d’un gestionnaire, d’un conseiller principal, de deux conseillers et d’un agent de l’AIPRP. Avant leur départ pour une autre organisation, l’avocat de la DPMRE a formulé des avis juridiques à l’intention du coordonnateur de l’AIPRP, des employés du Bureau de l’AIPRP et des gestionnaires du SPPC sur l’application et l’interprétation de la Loi et de la jurisprudence pertinente.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a eu recours à un employé à temps partiel.

L’organigramme ci-dessous décrit la structure organisationnelle du Bureau de l’AIPRP en 2018-2019 :

Structure organisationnelle

Pouvoirs délégués

En vertu de l’article 73 de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

En qualité de « responsable d’institution fédérale », la DPP a délégué au directeur de la DPMRE, au directeur général principal des Services ministériels et au gestionnaire du Bureau de l’AIPRP, les attributions dont elle est investie en vertu de la Loi (voir l’Arrêté sur la délégation à l’annexe A). Le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP exerce ce pouvoir en l’absence du directeur exécutif de la DPMRE. Le directeur général principal des Services ministériels exerce ce pouvoir en l’absence et du directeur exécutif de la DPMRE et du gestionnaire du Bureau de l’AIPRP.

Interprétation du rapport statistique

La partie ci-dessous fournit un résumé et une analyse des renseignements fournis dans le Rapport statistique sur la Loi de 2018-2019, reproduit à l’annexe B du présent rapport.

Demandes reçues en vertu de la Loi

Nombre de demandes

Le SPPC a reçu 19 demandes officielles de renseignements personnels en 2018-2019, soit une augmentation de 19 % par rapport au volume de demandes reçues au cours de l’exercice précédent.

En outre, sept (7) demandes ont été reportées de 2017-2018. Au total, le SPPC avait 26 demandes à traiter en 2018-2019

Depuis sa création le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 175 demandes de renseignements personnels. Au fil des ans, l’organisation a connu périodiquement une série d’augmentations marquées du nombre de demandes reçues. Malgré les fluctuations, la tendance générale des 13 derniers exercices semble indiquer que le nombre de demandes reçues par le SPPC est à la hausse.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

Demandes fermées pendant l’exercice financier

Dispositions prises à l’égard des demandes

Le SPPC a répondu à 18 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente 69 % des 26 demandes reçues en 2018-2019 ou reportées de la période précédente. Ce volume est identique au nombre de demandes fermées en 2017-2018.

Huit (8) demandes demeuraient en suspens au 31 mars 2019 et ont été reportées à l’exercice financier suivant.

Le diagramme ci-dessous présente la ventilation des dispositions prises à l’égard des demandes fermées en 2018-2019 :

Parmi les 18 demandes fermées en 2018-2019, les documents ont été communiqués en tout ou en partie dans dix (10) cas. Dans l’ensemble, 65 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices ont donné lieu à une divulgation complète ou partielle des documents aux demandeurs.

Parmi les demandes fermées en 2018-2019, il n’y en avait aucune pour laquelle tous les documents étaient visés par des exceptions ou des exclusions. Les autres demandes ont été traitées comme suit :

Aucun document n’existe

• Six (6) demandes n’ont pu être traitées du fait que le SPPC ne détenait aucun document pertinent. Dans la mesure du possible, nous avons fourni aux demandeurs le nom des institutions gouvernementales susceptibles de détenir les documents recherchés et leurs coordonnées.

Demandes abandonnées

• Deux (2) demandes ont été abandonnées par les demandeurs. Un abandon survient généralement lorsque des précisions sont demandées au demandeur. Si celui-ci ne les fournit pas, on considère que sa demande est abandonnée.

Nombre de pages traitées

Pour les 18 dossiers fermés en 2018-2019, le SPPC a traité 71 348 pages pertinentes, soit près de cinq (5) fois le volume de pages traitées durant l’exercice précédent.

Dans le cadre de ces demandes, le Bureau de l’AIPRP du SPPC a aussi examiné 2 374 pages de plus, reçues de l’ensemble de l’organisation, lesquelles n’ont pas été jugées pertinentes au bout du compte et n’ont donc pas été incluses dans les réponses.

Le diagramme ci-dessous présente un résumé du volume de pages pertinentes traitées par le SPPC au cours des cinq (5) exercices précédents :

Délai de traitement

Des demandes fermées en 2018-2019, 12 ont été traitées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi. Il s’agit d’une augmentation de 71 % par rapport au volume de dossiers fermés au cours de la même période en 2017-2018. Cette augmentation pourrait être attribuable à la diminution globale du volume de pages pour la majorité des demandes fermées en 2018-2019, par rapport à la période précédente.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des demandes fermées dans ce délai au cours des exercices précédents :

Dans l’ensemble, le SPPC a traité 64 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices dans les 30 jours suivant leur réception.

Le tableau ci-dessous indique une ventilation du nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes en 2018-2019 :

Exceptions

Le droit d’accès d’un particulier aux renseignements personnels le concernant est assujetti à des exceptions limitées et spécifiques. Les limitations du droit d’accès sont énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation des exceptions que le SPPC a appliquées aux demandes fermées en 2018-2019 :

Au cours des cinq (5) derniers exercices, l’article 26 [Renseignements concernant un autre individu] et l’article 27 [Secret professionnel des avocats] de la Loi sont les exceptions les plus souvent invoquées par le SPPC pour soustraire des renseignements aux documents divulgués. Cela reflète le mandat du SPPC, qui consiste à mener des poursuites fédérales, lesquelles mettent souvent en cause des personnes, et à fournir des conseils juridiques aux organismes chargés de l’application de la loi et aux organismes d’enquête à l’égard des poursuites.

Exclusions

Les documents ou les parties de ceux-ci auxquels la Loi ne s’applique pas sont dits « exclus ». Aux termes de l’article 69, la Loi ne s’applique pas aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. Les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada créés moins de 20 ans auparavant sont exclus de l’application de la Loi, conformément à l’article 70.

Le SPPC n’a invoqué aucune exclusion en 2018-2019.

Support des documents communiqués

Des 10 demandes pour lesquelles le SPPC a communiqué en tout ou en partie des documents en 2018-2019, les renseignements ont été communiqués au demandeur par voie électronique, par courriel ou sur disque compact, 80 % des cas. Il s’agit d’un taux semblable à celui de l’exercice précédent.

Le SPPC a fourni les documents sur papier en réponse aux deux (2) autres demandes à la demande des demandeurs.

Dans l’ensemble, au cours des cinq (5) derniers exercices, les documents ont été communiqués par voie électronique dans 59 % des cas et sur papier, dans 41 % des cas.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des communications effectuées par voie électronique et sur papier d’une année à l’autre :

Complexité

En raison de la nature du travail du SPPC, le traitement des demandes peut s’avérer difficile et souvent « complexe » en raison de plusieurs facteurs :

• Les dossiers que le SPPC détient renferment fréquemment des renseignements relatifs à des enquêtes ou à des poursuites d’infractions de nature criminelle ou réglementaire qui mettent souvent en cause d’autres organisations fédérales, provinciales ou territoriales. Il s’agit de la principale source de complexité dans un (1) dossier fermé en 2018-2019.
• Dans un (1) cas, la principale source de complexité était attribuable à la nécessité de récupérer des documents un peu partout au pays.
• Les renseignements personnels du demandeur sont souvent entremêlés à ceux d’une autre personne. Dans ces cas, l’article 26 de la Loi peut s’appliquer pour protéger les renseignements personnels d’autres personnes. Dans huit (8) cas, les renseignements personnels entremêlés étaient la principale source de complexité.

Présomptions de refus

Les demandes qui ne sont pas fermées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi ou dans un délai visé par une prorogation prévue par la Loi sont considérées comme des « présomptions de refus ». De plus amples renseignements sur les circonstances dans lesquelles une prorogation de la date limite initiale est permise par la Loi se trouvent à la section 6.4 (Prorogations) du présent rapport.

En 2018-2019, cinq (5) demandes ont été considérées comme des présomptions de refus, trois (3) en raison du volume de travail nécessaire pour les traiter et deux (2) en raison d’une consultation prolongée avec une autre institution fédérale. En fin de compte, le volume élevé de pages traitées était le facteur principal. Au total, les demandes visées par une présomption de refus comportaient 69 900 pages, ce qui représente 98 % de l’ensemble des pages traitées pour les demandes fermées au cours du présent exercice.

Demandes de traduction

Le SPPC n’a reçu aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre en 2018-2019.

Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC n’a reçu qu’une (1) seule demande de traduction, en 2014-2015. L’organisation avait alors accepté de faire traduire des documents du français vers l’anglais.

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Aux termes de l’alinéa 12(2)(a), tout individu qui a accès à ses renseignements personnels a le droit de demander une correction si :

• il croit que les renseignements sont erronés ou incomplets;
• les renseignements ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives (c’est-à-dire, un processus décisionnel qui le touche directement).

Lorsque la correction n’est pas possible, l’individu a le droit de demander qu’il soit fait mention de l’erreur ou de l’omission dans son dossier.

Il n’y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mentions durant l’exercice 2018-2019 ni au cours des cinq (5) derniers exercices.

Prorogations

L’alinéa 15 a) de la Loi autorise la prorogation du délai initial prévu par la Loi pendant une période maximale de 30 jours additionnels pour traiter une demande si l’observation du délai initial entravait de façon déraisonnable le fonctionnement de l’institution gouvernementale ou si l’institution doit consulter d’autres institutions gouvernementales, ce qui rendrait pratiquement impossible l’observation du délai.

Le SPPC a demandé six (6) prorogations pour traiter les demandes fermées au cours de la période visée par le présent rapport.

Toutes les prorogations visaient la durée maximale permise par la Loi, dont quatre (4) parce que le traitement des demandes dans le délai initial aurait entravé le fonctionnement du SPPC. Le SPPC a demandé deux (2) autres prorogations afin de réaliser des consultations auprès d’autres institutions fédérales.

Le tableau ci-dessous résume la durée des prorogations demandées et les motifs invoqués :

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Nombre de consultations

Le SPPC a reçu cinq (5) demandes de consultation d’autres institutions et organisations gouvernementales aux fins de traitement en vertu de la Loi en 2018-2019. Ce volume est identique à celui de 2017-2018. De plus, deux (2) consultations ont été reportées de la période précédente. Au total, le SPPC avait sept (7) consultations à traiter en 2018-2019.

Depuis le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 117 demandes de consultation. On a observé une augmentation marquée du nombre de consultations en 2010-2011, mais le volume en général a par la suite diminué, particulièrement au cours des derniers exercices.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

Source des consultations

Chacune des cinq (5) demandes de consultation reçues en 2018-2019 provenaient de différentes sources, dont quatre (4) étaient d’autres institutions gouvernementales assujetties à la Loi : Pêches et Océans Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada et la Gendarmerie royale du Canada. Cette dernière institution, en particulier, a été une source fréquente de consultations pour le SPPC au cours des cinq (5) derniers exercices.

Une (1) autre consultation a été envoyée par une institution gouvernementale provinciale, le ministère de la Justice et du Solliciteur général de l’Alberta.

Dispositions prises et recommandations

Le SPPC a donné suite aux sept (7) demandes de consultation reçues en 2018-2019 ou reportées de l’exercice précédent. Par conséquent, aucune consultation n’a été reportée à l’exercice suivant.

Au total, 2 618 pages ont été traitées, ce qui représente une augmentation importante par rapport à l’exercice précédent ainsi qu’à d’autres exercices récents. Sur le nombre total de pages traitées, 72 % provenaient de l’Agence du revenu du Canada.

Le diagramme ci-dessous illustre le nombre de pages traitées chaque année au cours des cinq (5) derniers exercices :

Des consultations réalisées en 2018-2019, le SPPC a recommandé que l’institution gouvernementale ou l’organisation divulgue les documents en totalité ou en partie dans six (6) cas. L’autre demande de consultation a été retirée par l’institution en ayant fait la demande.

Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC n’a jamais recommandé que l’institution gouvernementale ou l’organisation refuse de communiquer les documents qui lui ont été acheminés aux fins de consultation en vertu d’une exception.

Délai de traitement

Des sept (7) consultations réalisées en 2018-2019, trois (3) l’ont été dans les 15 jours suivant leur réception. À titre de comparaison, une (1) consultation a été menée dans le même délai au cours de l’exercice financier précédent.

Les quatre (4) autres consultations réalisées en 2018-2019 l’ont été dans un délai de 31 à 120 jours.

Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l’exercice 2018-2019, le SPPC n’a mené aucune consultation relative à l’application de l’article 70 [documents confidentiels du Cabinet] de la Loi.

Ressources liées à la Loi

Au cours de l’exercice 2018-2019, le SPPC a dépensé 180 651 $ pour appliquer Loi. De cette somme, les salaires ont représenté 99 % (179 493 $) des dépenses, et les biens et services, 1 % (1 158 $).

Il n’y a eu aucune dépense en heures supplémentaires au cours de cette période.

Activités de formation

Une (1) séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP a été offerte à environ 15 employés du SPPC en 2018-2019.

Le personnel de l’AIPRP a aussi offert de la formation informelle aux employés sur une base ponctuelle sur divers sujets liés au traitement des demandes de renseignements personnels et a fourni régulièrement des conseils aux responsables du SPPC concernant l’interprétation de la Loi afin de veiller à ce que les renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués et protégés de façon adéquate.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Structure de gouvernance de l’AIPRP

La Structure de gouvernance de l’AIPRP du SPPC a été approuvée par le Conseil exécutif du SPPC en octobre 2011. Elle décrit les liens hiérarchiques au sein du SPPC et précise de façon claire les responsabilités relativement à la prise de décisions aux fins de l’administration de la Loi.

Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le gouvernement du Canada publie les Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux) sur le site Web canada.ca. Cette publication fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Elle sert également de dépôt des fichiers de renseignements personnels du gouvernement, lesquels décrivent la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et éliminés afin d’administrer les programmes et services du gouvernement.

Chaque année, le Bureau de l’AIPRP du SPPC met à jour l’information concernant les activités et les fonds de renseignements de l’organisation dans cette publication. En 2018-2019, le SPPC a enregistré deux (2) fichiers de renseignements personnels ordinaires concernant les renseignements personnels sous son contrôle relatifs aux services de bibliothèque ainsi qu’aux accidents de véhicules, de navires, de bateaux et d’aéronefs.

Initiatives

Le SPPC a mis en œuvre une (1) nouvelle initiative concernant la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2018-2019. Une première pour l’organisation, le Service de demande d’AIPRP en ligne du gouvernement du Canada offre maintenant aux demandeurs la possibilité de présenter des demandes d’accès aux renseignements personnels au SPPC en ligne.

Au cours du prochain exercice, le SPPC prévoit élaborer de nouvelles politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels et réviser celles en vigueur en vue de la modernisation continue des services numériques de l’AIPRP.

Les outils de protection des renseignements personnels ont aussi été mis à jour, au besoin, afin que l’organisation puisse continuer de traiter efficacement les demandes en vertu de la Loi et des politiques connexes.

Plaintes, audits et enquêtes

Les décisions prises aux termes de la Loi sont assujetties à un système d’examen à deux échelons. Cela permet de s’assurer que les institutions gouvernementales respectent leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels ainsi que le droit des demandeurs à l’accès à leurs renseignements personnels et à un traitement équitable. Le premier échelon est une plainte officielle adressée au CPVP, et le deuxième, une demande de contrôle judiciaire présentée à la Cour fédérale. Le SPPC étudie les résultats de toutes les enquêtes du CPVP et intègre les leçons apprises dans ses processus opérationnels, s’il y a lieu.

Au cours de l’exercice 2018-2019, deux (2) plaintes ont été déposées auprès du CPVP contre le SPPC; les deux faisaient toujours l’objet d’une enquête au 31 mars 2019.

Le commissaire a aussi transmis ses conclusions ou ses recommandations au SPPC à l’issue d’enquêtes menées à l’égard de deux (2) autres plaintes, qui avaient été reportées des exercices précédents. Les deux (2) plaintes ont été jugées fondées et résolues. En voici les motifs :

• Une (1) plainte portait sur un retard dans le délai de réponse à un demandeur. En raison du volume élevé de pages traitées (65 759 pages en tout) et de la complexité des documents en cause, le SPPC n’a pas été en mesure de traiter la demande dans les délais prescrits. Une fois que le SPPC a fourni au demandeur une copie des documents pertinents en réponse à sa demande, le CPVP a considéré que l’affaire était réglée.
• Une (1) plainte concernait l’application de l’article 26 de la Loi, relativement à la protection des renseignements personnels concernant d’autres individus. Le SPPC a accepté de communiquer certains renseignements au demandeur; de son côté, le CPVP a convenu que l’application de l’article 26 aux autres renseignements était appropriée.

Le CPVP n’a entrepris aucune vérification de la protection de la vie privée à l’égard du SPPC en 2018-2019.

Le tableau suivant résume les motifs des plaintes reçues par le SPPC au cours de l’exercice 2018-2019, y compris celles reportées des exercices précédents, ainsi que les conclusions des enquêtes du CPVP :

Recours judiciaire

Aucune demande de contrôle judiciaire n’a été déposée auprès de la Cour fédérale aux termes de l’article 41 de la Loi au cours de l’exercice 2018-2019.

Suivi de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP tient à jour un système complet de rapports statistiques et de mesures du rendement. Le gestionnaire de l’AIPRP rencontre chaque semaine le coordonnateur de l’AIPRP pour discuter de l’état des demandes actives, des plaintes et de toute question soulevée.

Le Bureau de l’AIPRP présente également à la haute direction du SPPC des rapports sur ses activités, les enquêtes et les tendances en matière de protection des renseignements personnels sur une base ponctuelle.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée implique la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination irrégulière ou non autorisée de renseignements personnels sensibles dont il serait raisonnable de penser qu’elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à la personne concernée.

Au cours de l’exercice 2018-2019, on a signalé au Bureau de l’AIPRP une (1) atteinte substantielle à la vie privée. Dans ce cas, il s’agissait de documents contenant des renseignements personnels de nature délicate qui avaient été communiqués par inadvertance à l’avocat de la défense et à son client dans le cadre de procédures judiciaires. Le SPPC a pris des mesures immédiates pour atténuer cette atteinte et a examiné les processus internes en vue d’apporter des améliorations. L’atteinte a également été signalée au CPVP et au SCT, comme il se devait.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est un outil qui peut aider une institution gouvernementale à s’acquitter de ses responsabilités en matière de protection de la vie privée au regard de la gestion des renseignements personnels. Les institutions effectuent des ÉFVP lorsqu’elles évaluent les répercussions sur la protection de la vie privée de programmes et d’activités nouveaux ou substantiellement modifiés mettant en cause des renseignements personnels.

Aucune ÉFVP n’a été réalisée par le SPPC au cours de l’exercice 2018-2019.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu qu’ils concernent.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le SPPC a communiqué des renseignements en vertu de l’alinéa 8(2) e) à un (1) organisme d’enquête fédéral en vue de faire respecter les lois au Canada ou pour la tenue d’enquêtes licites.

Il n’a communiqué aucun renseignement dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2) m) de la Loi.

Annexe A – Arrêté sur la délégation

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice des poursuites pénales délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ou en ce qui concerne celui de Directeur général, Services internes, à toute personne occupant ce poste à titre intérimaire, les attributions dont la directrice est, en qualité de responsable du Bureau du directeur des poursuites pénales, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 3^e jour d'octobre 2018.

Kathleen Roussel
Directrice des poursuites pénales

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.