VidCruiter - Un outil d'évaluation des candidats

Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Introduction

L'équipe du Service des poursuites pénales du Canada chargée des Solutions et services relatifs à l’effectif (SSRE) est chargée de veiller à ce que la dotation soit effectuée conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). En vertu de cette loi, les gestionnaires subdélégués se sont vu confier la responsabilité directe de l'embauche et ont bénéficié d'une plus grande souplesse pour faciliter l'embauche de personnes au moment et à l'endroit où elles sont nécessaires. Dans le cadre du processus de recrutement, les gestionnaires doivent prendre en compte les besoins de flexibilité, d'accessibilité financière et d'efficacité.

Aperçu et lancement de l'Évaluation de l'impact sur la vie privée

L'article 30 de la LEFP confirme que les nominations doivent être fondées sur le mérite, et l'article 36 stipule que les gestionnaires subdélégués peuvent utiliser toute méthode d'évaluation qu'ils jugent appropriée pour déterminer si une personne possède les qualifications nécessaires pour démontrer le mérite. La collecte et l'utilisation de ces informations d'évaluation sont conformes aux objectifs définis dans le fichier de renseignements personnels PRN 920.

SSRE a décidé de passer un contrat avec VidCruiter. La suite d'applications VidCruiter enregistre des informations personnelles afin d'évaluer les candidats à l'aide d'outils de recrutement virtuels. Avec le consentement des utilisateurs, elle capture l'image ou la voix d'une personne pour faciliter le processus d’entrevue, pour être testée par rapport aux critères de mérite et pour participer à des entrevues vidéo ou audio, qui font tous partie du processus de recrutement. La mise en œuvre du logiciel est considérée comme une modification substantielle de l'exécution du programme, ce qui nécessite la réalisation d'une évaluation des incidences sur la vie privée afin d'examiner les risques potentiels pour la vie privée, conformément à la directive sur l'évaluation des incidences sur la vie privée.

Détermination et classement du risque

L'évaluation des incidences sur la vie privée a permis d'identifier une série de risques pour la vie privée au sein de l'organisation et d'inclure des stratégies d'atténuation détaillées pour chaque risque. Ces recommandations font partie d'une approche intégrée de la gestion des risques en matière de protection de la vie privée, conçue pour réduire le niveau de risque constaté dans l'environnement opérationnel.

Les risques identifiés se concentrent principalement sur les thèmes de la divulgation, de la conservation et de l'élimination des informations personnelles et de la sauvegarde des informations personnelles. Vous trouverez ci-dessous un résumé de haut niveau des risques identifiés dans le rapport d'évaluation des incidences sur la vie privée :

Risques administratifs

Niveau de risque pour la vie privée : élevé

• Une évaluation de la sécurité et de l'autorisation est en cours, mais n'est pas encore achevée, pour l'utilisation de VidCruiter par le SPPC.

Niveau de risque pour la vie privée : moyen

• Rien ne prouve que tous les membres du comité d'évaluation et d'affectation des ressources humaines ont reçu une formation à la protection de la vie privée.
• Les employés de VidCruiter qui fournissent une assistance technique aux utilisateurs et ont donc besoin d'accéder aux informations personnelles contenues dans le système se trouvent dans des centres d'assistance situés en dehors du Canada.

Niveau de risque pour la vie privée : faible

• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a publié une "alerte au secteur public" concernant l'enregistrement vidéo des entrevues, qui peut amener les candidats à refuser de participer à l'évaluation.
• L'utilisation d'un appareil personnel par les membres du conseil d'administration dans des circonstances exceptionnelles peut accroître le risque pour la confidentialité des informations protégées stockées sur la plateforme.
• VidCruiter ne supprime pas automatiquement les informations. Il incombe au SPPC de veiller à ce qu'elles soient supprimées du système conformément au calendrier de conservation ou d'élimination du ministère, sous peine de faire l'objet de plaintes en matière de protection de la vie privée de la part de personnes dont les informations sont conservées dans le système au-delà des délais appropriés.
• La fonction de transcription automatique des enregistrements vidéo et audio manque parfois de précision et ne constitue donc pas une source d'information primaire fiable pour l'évaluation des candidats.